home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / cataging / persposs / ppchap4.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-05-07  |  10.3 KB  |  296 lines
  1.      HomeWorks Personal Possessions   Version 1                    Page 4.1
  2.      ______________________________________________________________________
  3.  
  4.                                
  5.                              
  6.                              C H A P T E R   F O U R
  7.     
  8.                              
  9.                                 AudioFile Program
  10.                              
  11.           
  12.           Select the AudioFile option from the Main Menu. The menu and
  13.         data entry form for the AudioFile program will appear. 
  14.           
  15.      
  16.      
  17.      Menus     
  18.           
  19.           To activate the pull down menus: 
  20.           
  21.                   Press the <Alt> key then press the highlighted letter or
  22.                   use the arrow keys.
  23.           
  24.               or  Place the mouse cursor over the selected menu and click
  25.                   on the left button.
  26.      
  27.      
  28.      
  29.      New File     
  30.           
  31.           If there are no data records stored in the file, the form will be
  32.         blank. You can start adding records by typing in the information 
  33.         requested. 
  34.         
  35.           To move back and forth through the form, use the <Tab> and <Shift>
  36.         + <Tab> keys. Use the <PgUp> and <PgDn> keys to move back and forth 
  37.         through each record.
  38.  
  39.           
  40.      
  41.      Adding Records     
  42.           
  43.           If you have already stored records in the file, the first record 
  44.         will appear in the form. 
  45.         
  46.           You can add records to the file by pressing the <PgDn> key until 
  47.         you get to a blank record or by selecting the Add Record option from 
  48.         the Edit menu.
  49.  
  50.           
  51.      
  52.                 
  53.                 
  54.                 
  55.      ______________________________________________________________________
  56.                 
  57.                 (c) Copyright 1993 Relative Software Innovations
  58.  
  59.  
  60.  
  61.      HomeWorks Personal Possessions   Version 1                    Page 4.2
  62.      ______________________________________________________________________
  63.           
  64.           
  65.           
  66.      Adding Tracks
  67.           
  68.           Tab down to (or click with the mouse) the Add/Edit button on the 
  69.         Tracks line of the data entry form. 
  70.         
  71.           If no tracks have been entered for this title, a small form will 
  72.         appear so you can enter each track. The Side/Disc number and Track 
  73.         number will start at 1. The track number will automatically increase 
  74.         as you enter each track and the side number will increase as you 
  75.         start a new side. 
  76.         
  77.           Enter the title and run time of each title then press O or click 
  78.         <Ok> with the mouse. Continue until all the titles for that side 
  79.         have been entered.
  80.           
  81.           To start entering titles for the next side or disc, press O, 
  82.         click <Ok> with the mouse, or press the <Esc> key while the title 
  83.         field is blank. This signifies the end of a side or disc and the 
  84.         counter will add 1 to the Side/Disc count and the track number will 
  85.         start over at 1.
  86.         
  87.           After entering all the songs on the last side or disc, press O,
  88.         click <Ok> with the mouse, or press the <Esc> key with a blank
  89.         title field. The entry form will disappear and return you to the
  90.         main AudioFile data entry form.
  91.         
  92.         
  93.      
  94.      Editing Tracks
  95.           
  96.           After tracks have been added to the file, you can add, delete, or
  97.         edit the tracks and run times.
  98.  
  99.           Tab down to (or press with the mouse) the Add/Edit button on the
  100.         Tracks line. Select the button and an Edit screen will appear.
  101.  
  102.        
  103.        Edit
  104.           
  105.           To Edit a track, move the highlight bar down to the track to be
  106.         edited and press E or the <Edit> button. The form used to add the 
  107.         track initially will appear. You can edit any or all the data in 
  108.         the form. After editing, press O or click the <Ok> button with the
  109.         mouse.
  110.      
  111.        
  112.      
  113.      
  114.      ______________________________________________________________________
  115.                 
  116.                 (c) Copyright 1993 Relative Software Innovations
  117.  
  118.  
  119.  
  120.      HomeWorks Personal Possessions   Version 1                    Page 4.3
  121.      ______________________________________________________________________
  122.         
  123.         
  124.         
  125.        Insert  
  126.           
  127.           To Insert (or add) a track, move the highlight bar down to where
  128.         the track is to be inserted and press I or the <Insert> button. A
  129.         blank track will be added and the track numbers and side numbers 
  130.         (if necessary) will be automatically renumbered. Press the <Enter>
  131.         key to add the title and run time for the newly inserted track.
  132.           
  133.           
  134.        Delete   
  135.  
  136.           To Delete a track, move the highlight bar down to the track to be
  137.         deleted. Press D or the <Delete> button to delete the track. The
  138.         track numbers and side numbers (if necessary) will be automatically 
  139.         renumbered. You WILL NOT be asked to verify the deletion.
  140.         
  141.           
  142.        Cancel   
  143.           
  144.           When you are ready to return to the AudioFile form, press <Esc>
  145.         or the <Cancel> button.
  146.         
  147.         
  148.      
  149.      Deleting Records
  150.  
  151.           To delete a record, make the record to be deleted the current
  152.         record. Press the <PgUp> and <PgDn> keys until the record is show-
  153.         ing in the form or by using the Find option in the Search menu (see
  154.         more about using Find later in this chapter). When the record is
  155.         the current record, select Delete from the Edit menu. If you are 
  156.         sure you want this record deleted, click Yes or press Y when asked
  157.         if you are sure.
  158.  
  159.  
  160.      
  161.      Sorting Records
  162.  
  163.           The last option in the Edit menu is Sort. There are five ways to
  164.         sort the records in the AudioFile program. 
  165.           
  166.           To sort the records by Title, select Sort from the Edit menu. 
  167.         Use the arrow keys or mouse to select Title in the Sort screen.
  168.         Press O or click <Ok> with the mouse. The records will now be viewed 
  169.         or printed sorted by Title.
  170.           
  171.           
  172.      
  173.      ______________________________________________________________________
  174.                 
  175.                 (c) Copyright 1993 Relative Software Innovations
  176.  
  177.  
  178.  
  179.      HomeWorks Personal Possessions   Version 1                    Page 4.4
  180.      ______________________________________________________________________
  181.         
  182.         
  183.         
  184.      Viewing Lists
  185.           
  186.           To view a list, select List from the View menu. 
  187.         
  188.           When viewing the list, you can use the arrow keys and <PgUp> and
  189.         <PgDn> keys or the mouse to scroll through the records if there are 
  190.         more than can be seen on one screen. Press the <Esc> key to cancel.
  191.  
  192.  
  193.      
  194.      Viewing Reports
  195.           
  196.           To view a report, select Report from the View menu. 
  197.         
  198.           When viewing the report, press <Enter> to continue through the
  199.         report page by page. When the last page has been viewed the program
  200.         will return back to the data entry form. Press the <Esc> key at any
  201.         time to cancel.
  202.      
  203.      
  204.      
  205.      Printing Lists 
  206.           
  207.           To print a list, select List from the Print menu. 
  208.         
  209.           Enter the number of copies to be printed. 
  210.           
  211.           Select whether to print to a disk file or to a printer. If it is 
  212.         to be printed to a file, enter the file name you want to save it as
  213.         or it will be saved under the default file name shown on the file
  214.         name line.
  215.  
  216.           Press O or click <Ok> with the mouse.
  217.  
  218.      
  219.      
  220.      Printing Reports
  221.           
  222.           To print a report, select Report from the Print menu. 
  223.         
  224.           Enter the number of copies to be printed. 
  225.           
  226.           Select whether to print to a disk file or to a printer. If it is 
  227.         to be printed to a file, enter the file name you want to save it as
  228.         
  229.         
  230.         
  231.         
  232.      ______________________________________________________________________
  233.                 
  234.                 (c) Copyright 1993 Relative Software Innovations
  235.  
  236.  
  237.  
  238.      HomeWorks Personal Possessions   Version 1                    Page 4.5
  239.      ______________________________________________________________________
  240.         
  241.         
  242.         
  243.         or it will be saved under the default file name shown on the file
  244.         name line.
  245.  
  246.           Press O or click <Ok> with the mouse.
  247.  
  248.  
  249.      
  250.      Find
  251.  
  252.           Selecting the Find option in the Search menu will search all the
  253.         records in the file and find the text string you entered in the Find
  254.         text field, if it exists. When found, the record containing the text 
  255.         will be displayed and made the current record.
  256.  
  257.           The search is not case sensitive. That means it doesn't matter if 
  258.         the text is in upper or lower case (ABCD=abcd). 
  259.           
  260.           The routine searches each text field (i.e. Title, Artist, Record
  261.         Label, etc.) in each record starting at the beginning of the field. 
  262.  
  263.            Example:
  264.  
  265.                 FIND: linda             MATCH:  LINDA RONSTADT
  266.                                            or   Linda Lactose
  267.                                            
  268.                                           NOT:  Joe Linda James
  269.                                            
  270.           If there are no text strings matching the one specified, a window    
  271.         will appear telling you 'No Match Found'.  
  272.      
  273.      
  274.      
  275.      Find Next
  276.  
  277.           To find the next occurrence of the same text string, select the 
  278.         Find Next option from the Search menu. This routine will search for 
  279.         the next occurrence of the text string. If no other match is found,
  280.         the 'No Match Found' window will appear.
  281.  
  282.  
  283.      
  284.      Quit
  285.  
  286.           To return to the Main Menu, click the Quit menu with the mouse or
  287.         press the <Alt> key, then Q.
  288.  
  289.                 
  290.                 
  291.      ______________________________________________________________________
  292.                 
  293.                 (c) Copyright 1993 Relative Software Innovations
  294.  
  295.  
  296.